Oppskriften på en vellykket konferanse
Bedre planlegging = bedre gjennomføring. En vellykket konferanse krever gode forberedelser og et øye for detaljer. Berg-Hansen Meetings & Events bistår våre kunder med flere tusen arrangementer hvert eneste år, og er virkelig eksperter på sitt felt. Her er 11 trinn til en vellykket konferanse!
- Vær ute i god tid!
For de virkelig store konferansene så tar det gjerne et år å planlegge. Mindre konferanser går gjerne litt kjappere, men du skal fremdeles ha tid til å tenke på alle detaljene. Høysesong for konferanser er vår og høst, og da kan det i tillegg være vanskelig å finne egnede lokaler hvis du ikke er tidlig nok ute. - Hvem, hva, hvor?
Dann deg et tydelig bilde av hvem konferansen er for og for hvor mange, hva du ønsker å formidle av verdi til deltakerne (formål), og hvor i verden konferansen skal foregå. - Finn egnet konferansested.
Husk å ta med både teknisk utstyr og mat i betraktning. Hva med å tenke litt utenfor boksen å velge et konferansested litt utenom det vanlige? Kommer deltakerne langveisfra og trenger hotell? Dette må du også ta med inn i vurderingen din. Ikke glem å forhandle med leverandørene! - Gjør alle nødvendige bookinger.
Book foredragsholdere og underholdning som støtter opp under tema på konferansen. De beste forsvinner først, så ikke vent med dette. Skal du ha en aktivitet i løpet av møtedagen? Book denne også, så har du alle de viktige elementene på plass tidlig i prosessen. - Transport.
Skal det bestilles felles transport til konferansestedet fra eksempelvis kontoret eller flyplassen? Det kan være en fordel at alle ankommer samtidig, til avtalt tid. Ofte kan en fellestransport også være kostnadsbesparende. Sett opp dette før du utarbeider påmeldingen, slik at du kan avdekke hvem som ønsker å benytte seg av dette tilbudet i påmeldingen. - Markedsfør deg.
Markedsfør deg internt/eksternt, med en god landingsside/konferanseside som gir deltakerne mulighet til å lese mer om konferansen og enkelt melde seg på. Husk å inkludere viktige elementer som transport, allergier, behov for spesielle tilpasninger etc. Vi anbefaler å gå for en løsning som også gir deltakerne mulighet til å registrere endringer selv i samme system, slik at du unngår å motta alle endringer på telefon og e-post. - Planlegg alt ned til minste detalj.
Når alle de store tingene er på plass, må du begynne å se på detaljene. Antall stoler, teknikk, garderobe, stikkontakter, deltakerregistrering, allergier, spesielle tilpasninger for deltakere som trenger det. It’s all in the details! - Utarbeid en detaljert kjøreplan.
Hva skjer når? En oversiktlig kjøreplan med detaljer om hva som skjer minutt-for-minutt er viktig, både for de som skal på scenen, de som styrer teknikken, og de som er ansvarlig for serveringen. Husk at programmet bør være balansert, med pauser og påfyll av næring. - Kos deg under hele gjennomføringen.
Gjennomføringen går som en lek hvis planleggingen er god og kjøreplanene er på plass. Skal deltakerne registrere seg ved ankomst? Vi anbefaler elektronisk registrering og printing av navnelapper. Det er effektivt og mer skånsomt for miljøet enn å trykke opp navneskilt. - Enkelt oppgjør.
Bestiller du arrangementet ditt gjennom Berg-Hansen Meetings & Events får du alle elementene på én samlet faktura. Et enklere oppgjør får du ikke! - Ikke glem evalueringen i etterkant.
Hvor fornøyde er deltakerne med konferansen og har vi noen læringspunkter til neste gang? Dette er en viktig del, som sørger for at den årlige konferansen bare blir bedre og bedre for hvert eneste år.
Kontakt oss
Ønsker du hjelp med å sy sammen din neste konferanse? Ta kontakt med våre dyktige prosjektledere 😊
Telefon: +47 810 56 810
E-post: grupper@berg-hansen.no