Tilbake

Berg-Hansen Meetings & Events: Oppskriften på suksess

Berg-Hansen har en avdeling ved navn Meetings & Events, som alene står for 3000 arrangementer i året. De siste månedene har jeg hatt hovedansvaret for Berg-Hansen sitt største arrangement noen sinne. Sitter du selv med arrangementer og er nysgjerrig på oppskriften på suksess? Da bør du lese videre.

I løpet av mine 6 år i Berg-Hansen har jeg fått lov til å bistå kundene våre på mange ulike type arrangementer, store og små – korte og lange – innland og utland, og det er nettopp variasjonen som gjør hverdagen spennende som prosjektleder. Når en forespørsel på potensielt 9000 deltakere kommer inn, er det bursdag og julaften på samme tid.

I dette tilfellet var det en av våre største byråkunder som skulle samle ansatte fra Norge, Sverige, Danmark og Latvia, til et storslått event på Telenor Arena. Vår rolle i prosjektet ble kort fortalt å gjennomføre alt som hadde med reiselogistikk å gjøre; påmelding, kartlegge alle deltageres behov, og sørge for at samtlige kom seg til og fra Fornebu på en god og effektiv måte.

Arrangementet endte opp med over 7000 påmeldte deltakere, 1969 bookede hotelldøgn, 3957 reserverte flyseter, og 80 shuttlebusser i drift fra ulike byer og tettsteder på Østlandet, på Vestlandet, fra/til Oslo sentrum, fra/til hoteller på Gardermoen og fra/til OSL Lufthavn.

Det å holde i reiselogistikk av denne størrelsen krever at du har god bakkekontakt til enhver tid. Det krever et team med dedikerte personer og spisskompetanse på de ulike områdene som skal håndteres. Mine to «team mates», Trude og Vanja, har vært bautaer gjennom hele prosessen. Det krever massevis av planlegging, en skuddsikker prosjektplan, flere møter med både kunden og leverandører, alt for å kvalitetssikre at alle behov blir ivaretatt. Det krever høy grad av forhandlingskraft, handlekraft og ikke minst struktur.

Det er en ære å få jobbe med arrangementer av denne størrelsen, og når kunden er en drøm å samarbeide med i tillegg, er forutsetningene svært gode for å lykkes.

Vårt interne fokus under arrangementet var hele tiden «Du reiser ikke alene med Berg-Hansen». Vi skulle være tilstede for de reisende, både før, under og etter arrangementet. Dette lyktes vi med og kunden har gitt oss svært gode tilbakemeldinger:

«Alt gikk fantastisk bra. Berg-Hansen har gjort en fenomenal jobb! Jeg er utrolig fornøyd med det arbeidet de har lagt ned.» – Sitat fra kunden

I Berg-Hansen er vi knallgode på arrangementer og alt vi gjør er skreddersøm. Oppskriften vår på suksess er den til sammen mer enn 300 år lange reiselivserfaring som finnes på avdelingen. Øvelse gjør mester.

5 ting du bør tenke på når du planlegger ditt neste store arrangement:

1. Vær ute i god tid. Da kan du velge arrangementslokaler på øverste hylle og muligheten til å forhandle pris er tilstede.
2. Lag en detaljert prosjektplan med klare tidsfrister og fordeling av ansvar frem til arrangementsdato.
3. Benytt deg av elektroniske verktøy som f.eks. påmeldingssystemer. Håndtering av deltakerpåmeldinger er en tidkrevende oppgave, og din tid som arrangør er svært kostbar.
4. Sett opp en kjøreplan som tar for seg arrangementet steg for steg, og gå igjennom denne med alle leverandører dagen før arrangementet. Dette må gjøres face-to-face. Det er slik du luker bort evt. misforståelser og leveranseavvik.
5. Ta deg tid til å evaluere alle aspekter av arrangementet i etterkant, for å lære til neste gang du skal arrangere noe. Som sagt – øvelse gjør mester.

Kontakt oss

Skal du arrangere en konferanse, et event, en ledersamling eller et møte? Ta kontakt med våre dyktige prosjektledere på Meetings & Events, så hjelper de deg med glede!