Tilbake

Reiselogistikk uten grenser – 700 speidere til Sør-Korea

I slutten av juli dro 700 norske speidere, derav 540 ungdommer mellom 14 og 18 år, til Sør-Korea for å delta på «World Scout Jamboree 2023». Verdens største speiderleir. En opplevelse utenom det vanlige, hvor titusenvis av unge speidere møtes og knytter bånd på tvers av landegrenser.

Hva: Reise og opphold for 700 norske speidere, for Norges speiderforbund
Hvor: Seoul, Sør-Korea

I forbindelse med speiderleiren i Sør-Korea administrert vi i Berg-Hansen all reiselogistikk for Norges speiderforbund. Alt fra bestilling av flybilletter og lokal flyplass-transport, til hotellopphold i hovedstaden både før og etter speiderleiren. I tillegg ble det arrangert en uforglemmelig utflukt til den demilitariserte sonen (DMZ) ved grensen til Nord-Korea.

Reiselogistikk ut over det vanlige

To av våre mest erfarne prosjektledere og et knippe reiserådgivere stod i spissen for å håndtere oppgaven, som totalt bestod av:

• 685 flybilletter over 2740 strekninger
• 11 ulike flyselskaper og mellomlandinger i 7 land
• 412 hotellrom fordelt på 3 hoteller
• 56 busser
• 50 guider

– Dette var et utrolig spennende prosjekt med mye logistikk. Det måtte noen Excel-ark til for å holde styr på alle detaljer, forteller prosjektleder i Berg-Hansen, Elisabeth Meidell Hammershaug.

Når 43.000 speidere fra 170 land samles, blir kapasiteten på både flyseter og hotellrom presset. Logistikken krever nøye planlegging, og med så mange ulike flyavganger øker også sannsynligheten for uforutsette endringer. I tiden etter Covid-19 har vi sett færre flyavganger og tilbydere på markedet, og i tillegg må vi ta hensyn til store svingninger i valutakursen, prisendringer og flyforbudet over Ukraina og Russland.

– Vi jobbet med planleggingen av denne reisen i over ett år, og merket sommerfuglene i magen når gruppen dro til Sør-Korea. Vi visste at arbeidet vårt var gjennomført etter beste evne, og at det nå var opp til flyselskapene, værgudene og arrangørene av speiderleiren å fullføre jobben, forteller prosjektleder i Berg-Hansen, Sigridur Fanney Eggertsdottir.

Viktigheten av god beredskap

Oppholdet på den internasjonale speiderleiren gikk ikke helt som planlagt. Leiren ble først rammet av en hetebølge, etterfulgt av varsel om tyfon. Dette medførte beskjed om evakuering fra leiren i Saemangeum. Ledelsen for de 700 norske speiderne kastet seg rundt og igangsatte evakueringen umiddelbart. Her fikk vi erfare viktigheten av å ha tydelige beredskapsplaner, gode lokale samarbeidspartnere i Seoul, og en døgnåpen telefonlinje for bekymrede foreldre.

På tross av utfordringene, håper vi speiderne fikk med seg både nye vennskap og gode minner i kofferten hjem. De mange trøtte, men veldig blide fjesene i ankomsthallen på Oslo Lufthavn ved hjemkomsten tydet helt klart på det.

– Uten den enorme innsatsen og endringskompetansen hos Berg-Hansens samarbeidspartner i Seoul, ville opplegget vårt vært mer utfordrende å gjennomføre. Der jobber Lily og hennes stab, og de var veldig serviceinnstilte og støttende, og fant løsninger raskt. Lily hadde løpende dialog med Berg-Hansen i Norge, slik at de til enhver tid var oppdatert. Det var nyttig for meg, siden jeg hadde hendene fulle, forteller reiseansvarlig i den norske kontigenten, Aylin Kaya Gustavsen.

– Det har blitt utallige møter med herlige speidere og ledere fra hele verden. Vi har kommet oss gjennom en heftig hetebølge, hatt oversvømmelse og opplevd et lite jordskjelv. Og som om ikke det var nok, traff en tyfon oss og hele leiren ble evakuert. En liten bombetrussel er knapt verdt å nevne. Dette er heldigvis bare krydder på minnene vi sitter igjen med. Vi har beveget oss ut i verden – vekk fra vår komfortable boble. Jeg tror vi har godt av å se at ting vi tar som en selvfølge, slett ikke er det for alle. Verden er ikke rettferdig, men på tross av det opplever jeg at de vi møter på speiderleiren deler de samme verdiene som oss. Det har vært latter, tårer, frustrasjon og glede, avslutter en av speiderlederne som deltok på turen.

Tusen takk for oppdraget og tillitten, Norges speiderforbund og Norges KFUK-KFUM-speidere!

Ønsker du å arrangere en gruppereise til utlandet? Ta kontakt med våre dyktige prosjektledere, som hjelper deg fra start til slutt.

Telefon: +47 810 56 810
E-post: grupper@berg-hansen.no