Tilbake

Berg-Hansen Oslo – ditt lokale reisebyrå i hovedstaden

Berg-Hansen familien består av mange kontorer på kryss og tvers av landet, og denne uken skal vi bli litt bedre kjent med kontoret som ligger sentralt til i Kirkegata, i Norges hovedstad – nemlig Berg-Hansen Oslo.

Berg-Hansen Oslo, eller Berg-Hansen Reisebureau AS, er hovedkontoret og det største kontoret i Berg-Hansen familien. Totalt jobber det 120 dedikerte, kunnskapsrike og engasjerte medarbeidere her, som alle er #ettlag. På Oslo-kontoret finner du alle funksjoner – fra de som jobber direkte med kundene, støttefunksjoner, utviklerne våre, og administrasjonen.

Linda Svellingen Løwquist er leder for kundesenteret i Oslo, og har gått i gangene her siden august 1986! På den tiden skrev vi flybillettene for hånd, og telefonen var vårt mest brukte verktøy. Mye har skjedd siden den gang. Jeg har tatt en prat med Linda, for å bli enda bedre kjent med Berg-Hansen i Oslo og hva denne gjengen kan hjelpe bedriften din med.

Fortell kort hvilke reisebyråtjenester dere leverer?

Her i Oslo leverer vi reisebyråtjenester til alle våre bedriftskunder – både små, mellomstore og store, private, offentlige, foreninger, organisasjoner, og de med reiser innenfor energi-, marine- og offshore. Svært mange av kundene våre er selvbetjente gjennom vår reiseportal Webgate og tilhørende app, mens de som skal ut på litt lengre og mer krevende reiser får hjelp av våre erfarne reiseeksperter – døgnet rundt. Reiseekspertene våre er helt rå på å finne gode løsninger for de reisende, uansett hvor i verden de befinner seg.

Vi har også en stor avdeling ved navn «Meetings & Events», hvor det jobber utrolig dyktige rådgivere, prosjektledere og produsenter. De bistår bedrifter med alt fra møter, seminarer og kurs, til store og komplekse gruppereiser i inn- og utland, konferanser og eventer. De leverer også digitale og hybride arrangementer, til de som ønsker å nå ut til enda flere deltakere. Her er det WOW-faktoren og den rød tråden som står i sentrum.

Hvis du skal trekke frem et par ting, hva er dere skikkelig gode på?

Vi er gode på så mye, så det er vanskelig å kun trekke frem et par ting, men la gå 😉

Noe vi er skikkelig stolte av er den leveransen våre Key Account Managere leverer til bedriftskundene. De er eksperter på å analysere virksomheter og avdekke områder ved reiseadministrasjonen som ikke fungerer optimalt. Videre kommer de med konkrete tiltak til hvordan ting kan bedres eller løses på en mer ressurs- og kostnadseffektiv måte. De er rett og slett med på å optimalisere reiseadministrasjonen og reiseprogrammet til kundene våre – og sparer de for både tid og penger. De har mange spennende verktøy i «verktøykassen» sin, og jeg anbefaler deg å lese mer om dette her. Jeg kan lover deg noen aha-opplevelser!

Event-satsningen vår bør også trekkes frem. Prosjektlederne og produsentene våre syr sammen unike arrangementer, i samarbeid med kundenes ønsker og visjoner. Den røde tråden er virkelig med i alt de gjør, enten eventet er digitalt, hybrid eller fysisk. Alt skreddersys fra første stund, med egne nettsider til arrangementet, påmelding, sceneelementer og tekniske løsninger, filmproduksjon, kjøreplaner ned på sekundet, og evalueringer i etterkant. Det er ikke alle som er klar over at vi er en event-leverandør, for vi er tross alt landets eldste reisebyrå med jobbreiser godt forankret i ryggmargen. Men det å kombinere reisebyrå og event-leveranse gir oss store fordeler, spesielt når eventet også består av reiselogistikk. Her vil jeg tørre å påstå at vi er best i klassen.

Hva er siste nytt fra kontoret?

Det har jo skjedd en god del det siste året/halvannet – pandemien har ført med seg flere endringer, men de aller fleste har heldigvis vært positive.

Vi har styrket arbeidsstokken vår med en rekke kloke hoder, både her på kundesenteret, på IT/Utvikling og på Meetings & Events. Når vi ikke kunne møtes fysisk lenger, var vi kjapt ute med å investere i både tekniske løsninger og folk som var gode på digitale møteplasser. Nå kjører vi digitale produksjoner for kundene våre hver eneste uke – som nok vil fortsette å være en viktig møtearena også post korona.

Vi har også kjørt masse intern kursing mens det har vært rolig på reisefronten. Vi har blant annet sørget for et solid digitalt løft for de som har hatt behov for det, kursing innen digitale arrangementer og podcast, og flere ulike kurs i forbindelse med bærekraft – både for våre Key Account Managere og for våre prosjektledere. Så dersom du ønsker et grønnere reiseprogram for bedriften din, eller et klimanøytralt arrangement, kan vi hjelpe deg med det!

Har dere en god kundehistorie på lager?

Det vi opplever mye av for tiden, er reisende som ringer oss fortvilet over at reisedokumentet deres ikke stemmer overens med passet. Det er lenge siden de har reist, og de har glemt at de har byttet navn siden sist – gjengangeren er at de har giftet seg. Hvis navnet på reisedokumentene ikke stemmer overens med passet ditt, vil du i de aller fleste tilfeller bli nektet ombordstigning av flyselskapene. Heldigvis er reiseekspertene våre en snarrådig og serviceminded gjeng, som står på for kundene – uten å gi seg før saken er løst.

En av våre reiseeksperter på kundesenteret fikk nylig en telefon fra en kunde som skulle til USA, men problemet var at reisedokumentene inneholdt feil navn. Kunden hadde søkt om visum og andre papirer med riktig navn, men bestilt reisen med mellomnavnet som etternavn. Kunden stod på flyplassen, og flyselskapet nektet hen å reise. Litt ekstra komplisert var det også, for reisen var bestilt med to ulike flyselskap. Vi kontaktet begge flyselskapene, og ved hjelp av reiseekspertens lange erfaring og kreativitet, ble flyselskapene overtalt til å endre reisedokumentene hele veien frem. 58 minutter før flyet lettet fikk vi OK, og kunden fikk sjekke inn 😊

Lærdommen fra denne historien, er at du bør sjekke at navnet i reiseprofilen din stemmer overens med passet, når det er en stund siden du har reist.

Helt på tampen, dette er ukens 3 tips fra Berg-Hansen Oslo:

1. Jan Olsen; reiseguru og ressursansvarlig på kundesenteret.
   Før reisen bør du sjekke hvilke regler som gjelder både for utreise og innreise i landet du skal reise til. På våre nettsider har du oppdatert informasjon om gjeldende regler for reise. Ønsker du mer informasjon, finner du det på Regjeringen sine nettsider. Som reisende plikter du å sette deg inn i gjeldende regler før avreise, som innebærer at du har alle gyldige dokumenter klare både før avreise og ved ankomst. Flere land krever registrering før innsjekk, i tillegg til et gyldig koronapass og/eller en negativ PCR-test. I tillegg kan det være lurt å se etter billetter med fleksibilitet, for vi ser at innreiseregler endres raskt. Det samme gjelder for hotell og leiebil. Våre reiserådgivere gir deg de beste rådene før din reise, men husk at du også kan bestille, endre og avbestille i reiseportalen Webgate og i appen. God, trygg og sikker reise 😊
2. Ania Levkowetz; engasjert og dyktig rådgiver på Meetings & Events.
   Bestill konferansen i god tid, og ha gjerne flere ulike datoer å velge mellom. Tenk litt utenfor boksen (eller la oss gjøre det for deg) – møtet/kurset/konferansen trenger ikke alltid legges til et typisk konferansehotell. Velg et sted med en opplevelse i tillegg til møtefasiliteter – for eksempel det nye Munch Museet i Oslo. Hvor kult er det ikke å overraske møtedeltakerne med en omvisning på museet, før dere avslutter dagen med middag i toppetasjen?
3. Camilla Valdem Pigere; er vår innkjøpssjef med bein i nesa.
   Det å skulle forhandle egne leverandøravtaler er tidkrevende – det skal en god del avtaler på plass for å ha god dekning innenfor både transport og overnatting. I tillegg bør leverandørene kvalitetssjekkes og plukkes ut fra hvilke kriterier som er viktige for bedriften din – både når det kommer til miljø og bærekraft, etikk, leveringsdyktighet, responstid etc. Avtalene må også følges opp, helst én gang i året. Med mindre du har et relativt stort reisevolum, anbefaler jeg bedriften din å benytte våre ferdigforhandlede leverandøravtaler. Dette er konkurransedyktige avtaler, som du vil spare enormt mye tid og ressurser på. Du kan lese mer om hvordan vi jobber med leverandøravtalene våre her.

Har du lyst til å snakke med noen fra Oslo-kontoret vårt? Klikk her for kontaktinformasjon.