Digitale møteplasser – hvilket verktøy skal man velge?
Digitale møteplasser har blitt en del av arbeidshverdagen vår, og det finnes flere å velge mellom. Men når skal man velge hvilken møteplass? Og hva bør man tenke på for å sikre et godt digitalt møte? I denne bloggen får du svaret.
En digital møteplass er et digitalt arrangement som foregår på nett, hvor deltakerne kommuniserer og samhandler med hverandre ved hjelp av digitale verktøy.
Det er veldig viktig å sørge for god planlegging i forkant av et digitalt møte eller konferanse. Den vanligste rapporterte årsaken til dårlige digitale møter er basert på manglende forberedelser, uklart formål og ingen klar agenda. Før man kaller inn til et digitalt møte bør man stille seg selv spørsmålet; hva er formålet med møtet, har jeg valgt riktig arena for tema og passer dette for målgruppen?
Dårlig styring av møteleder under møtet kan oppfattes som rotete, frustrerende, støyete og bidra til dårlig flyt og møtekultur. Definerte forventninger fra møteleder og felles spilleregler for hvordan møtene skal være, er med på å sikre en mer effektiv møteledelse. Det kan være et tydelig definert formål, en klar agenda, et referat med oppfølingspunkter, tidsstyring, møte forberedt og presis, rekke opp hånden når du vil si noe og bruke emojis for å vise engasjement.
Hvordan gjennomføre et godt digitalt møte:
- Planlegg møtet godt og velg riktig digital møteplass til akkurat ditt møte.
- Sjekk at kamera, lys og mikrofon er på, og at nettet fungerer.
- Vær en tydelig møteleder og gi en kort innledning om formål og dagens agenda.
- Definer møteregler på forhånd, eksempelvis mobilbruk, bruk av kamera, rekk opp hånden ved spørsmål og bruk av emojis.
- Tidsstyring er viktig, sørg for at dere kommer gjennom punktene i agendaen og at dere starter og avslutter til avtalt tid.
- Sikre engasjement og involvering blant deltakerne.
- Hold deg til korte møter – ikke hold times lange møter på Teams eller Zoom.
Digitale møteplasser til ulike anledninger – fordeler og ulemper:
Det finnes mange ulike digitale møteplasser der ute, som alle er gode til hvert sitt bruk. Men når skal du velge hvilken møteplass? Her får du litt mer informasjon om fem av våre mest brukte digitale møteplasser, og når de ulike egner seg best.
Microsoft Teams
Microsoft Teams er et godt verktøy som kan brukes til enkle interne- og eksterne nett- og videomøter. For de som benytter seg av Microsoft/Office er det enkelt å invitere inn til møter, og som deltaker er det enkel tilkobling via en lenke. Teams tilbyr funksjoner som skjermdeling, samhandling, sosiale funksjoner som å rekke opp hånden, og ikke minst dele inn deltakerne i grupperom for gruppearbeid og workshop. Sikkerheten er også god, med ende-til-ende kryptering og multifaktorautentisering.
Ulempen med Teams er begrensningen på 300 deltakere.
Zoom
Zoom er et verktøy som passer ypperlig til enkle, store digitale konferanser der det legges opp til lite samhandling mellom deltakerne. Her kan man invitere inn opptil 1000 deltakere i et og samme videomøte, og det finnes funksjoner for både skjermdeling og sosiale funksjoner som å rekke opp hånden. Brukergrensesnittet er godt og enkelt. Er du en Apple-bruker, så kan dette være en bedre løsning enn Microsoft Teams, og skal man eksempelvis avholde større internasjonale digitale møter med mange mennesker på kryss og tvers, så vil Zoom være et godt valg.
Ulempen med Zoom er maksbegrensninger på 40 minutters møter (gratisversjonen), og at det ikke er mulig å dele inn deltakerne i mindre grupper. Det oppleves også litt mer kronglete å koble seg til som deltaker, enn det gjør via Teams.
Sending fra TV-studio
Sendinger fra TV-studio er det riktige valget for litt større digitale produksjoner, med lengre sendinger og flere deltakere på skjermen. I TV-studio har du tilgang på til sammen 3 studioer i ulik størrelse, som gjør det mulig å kjøre parallelle sendinger om ønskelig. Her har vi god plass til både paneldebatter og sittegrupper foran kamera, og vi har mulighet for flerkameraproduksjon. Her kan vi legge til rette for både tv-sminke og lunsj. Det er mulig med integrasjon mot Teams og Zoom, interaktive tjenester for å engasjere publikum, chat, og produksjon av grafikk som skal på skjermen.
Ulempen med TV-studio er at det er en mer kostbar løsning enn vanlige Teams/Zoom-møter, men mulighetene TV-studio åpner opp er uendelige.
Sending fra valgfri lokasjon
Digitale møteplasser trenger ikke kjøres fra kontoret, hjemmekontorer eller studio. Vi har også muligheten til å skreddersy digitale sendinger på andre type lokasjoner. Her er det kun fantasien og budsjettet som setter grensene. Spennende og inspirerende lokasjoner er med på å danne rammen rundt den digital produksjon, og her jobber vi med en lang rekke leverandører som egner seg godt til dette formålet. Hva med å kjøre en digital sending fra det nye Deichmanske i Oslo sentrum?
I slike tilfeller tar vi med oss hele produksjonen ut på ønsket lokasjon, og sørger for at alt blir i tråd med dine ønsker.
Er du på jakt etter en digital møteplass som overrasker, inspirerer og fanger deltakerne er dette den perfekte løsningen. Den fungerer også utmerket dersom du skal gjennomføre en hybrid møteplass med sendinger fra hele landet, eller fra ulike lokasjoner.
Kontakt oss
Våre prosjektledere er eksperter på digitale møteplasser, og kan hjelpe deg med å velge riktig verktøy til akkurat ditt arrangement. Videre vil vi bistå med regi, oppbygging og gjennomføring, for å sørge for at ditt digitale arrangement blir en suksess 😊
Telefon: +47 810 56 810
E-post: grupper@berg-hansen.no